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Política de Tratamiento de Datos Personales

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  • Razón Social: Fundación Sin Etiquetas
  • Domicilio: Diagonal 74C # 32EE-30, Belen Alameda, Medellín, Antioquia, Colombia
  • Correo Electrónico Oficial: [email protected]
  1. MARCO LEGAL Y ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se elabora en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

Aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de la Fundación Sin Etiquetas, recolectada a través de formularios físicos o digitales, sitio web, correos electrónicos , mensajes de mensajería instantánea (WhatsApp) , convenios institucionales o eventos presenciales y virtuales.

  1. PRINCIPIOS RECTORES

La Fundación Sin Etiquetas aplicará de manera estricta los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

  • Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad regulada que se sujeta a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
  • Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima e informada al Titular.
  • Principio de Libertad: Los datos solo serán tratados con la autorización previa, expresa e informada del Titular.
  • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
  • Principio de Seguridad y Confidencialidad: Los datos se manejarán con las medidas técnicas y humanas necesarias para otorgar seguridad a los registros y garantizar la reserva de la información.

 

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN

La Fundación Sin Etiquetas recolecta, almacena, usa y circula datos personales de familias beneficiarias, personas con Síndrome de Down, voluntarios, profesionales, practicantes, donantes y aliados.

Las finalidades específicas son:

  1. Para Familias, Cuidares y Personas Beneficiarias
  • Registrar e inscribir a las familias en los programas institucionales (Programa de Bienvenida, Formándonos para la Vida, Primeros Vínculos, Familia y Entorno Escolar, entre otros).
  • Coordinar y realizar el acompañamiento psicosocial, psicopedagógico, legal y de salud mental.
  • Enviar convocatorias, recordatorios y enlaces de acceso a actividades, charlas virtuales y encuentros presenciales.
  • Caracterizar socioeconómicamente a la población para la gestión de convenios y proyectos subsidiados o aliados (ej. Cajas de Compensación Familiar).
  1. Para Donantes y Compradores de la Tienda con Propósito
  • Procesar compras de bonos solidarios (bonos de pésame, bonos para toda ocasión) y productos de emprendimientos familiares.
  • Enviar certificados de donación, tarjetas de condolencia o felicitación.
  • Informar sobre el impacto del apoyo económico en el sostenimiento de los programas sociales.
  1. Para Voluntarios, Practicantes y Candidatos
  • Evaluar hojas de vida y perfiles profesionales para procesos de selección de voluntarios, pasantes o colaboradores.
  • Coordinar las actividades operativas, pedagógicas, comunicativas o de apoyo a programas.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

Datos Sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (por ejemplo, datos relativos a la salud o condición médica).

  • La Fundación Sin Etiquetas solo solicitará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario para brindar la atención integral a las familias.
  • La entrega de datos sensibles por parte del Titular es facultativa y requiere autorización explícita.

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes:

  • El tratamiento de datos personales de menores de edad responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales.
  • La autorización para el tratamiento de datos de NNA deberá ser otorgada siempre por sus representantes legales (padres o tutores).
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación Sin Etiquetas.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Ser informados sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación o supresión enviando una solicitud formal por medio de:

  • Correo electrónico: [email protected]
  • Asunto del mensaje: "Ejercicio de Derecho de Hábeas Data - SIN ETIQUETAS"
Tipo de Solicitud Descripción Plazo Máximo de Respuesta
Consulta Solicitud para conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de la Fundación. Diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
Reclamo / Solicitud de Supresión o Corrección Solicitud cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un incumplimiento. Quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo.

 

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y BASES DE DATOS

Las bases de datos gestionadas por la Fundación Sin Etiquetas tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga el vínculo con la familia, voluntario, donante o colaborador, o durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas y los mandatos legales o administrativos.

La presente Política rige a partir de su publicación y difusión en el sitio web institucional.

 

PERSONAL DATA PROCESSING POLICY

  1. IDENTIFICATION OF THE DATA CONTROLLER
  • Legal Name: Fundación Sin Etiquetas
  • Address: Diagonal 74C # 32EE-30, Belen Alameda, Medellín, Antioquia, Colombia
  • Official Email: [email protected]
  1. LEGAL FRAMEWORK AND SCOPE

This Personal Data Processing Policy has been drafted in compliance with Statutory Law 1581 of 2012, Regulatory Decree 1377 of 2013, and any other regulations modifying or supplementing them.

It applies to all personal information registered in the databases of Fundación Sin Etiquetas, collected through physical or digital forms, website, emails, instant messaging (WhatsApp), institutional agreements, or in-person and virtual events.

  1. GUIDING PRINCIPLES

Fundación Sin Etiquetas will strictly apply the following principles to the processing of personal data:

  • Principle of Legality: Data processing is a regulated activity subject to Law 1581 of 2012 and other related regulations.
  • Principle of Purpose: Data processing serves a legitimate purpose that has been communicated to the Data Subject.
  • Principle of Freedom: Data will only be processed with the prior, express, and informed authorization of the Data Subject.
  • Principle of Truthfulness or Quality: The information subject to processing must be true, complete, accurate, updated, verifiable, and understandable.
  • Principle of Transparency: The right of the Data Subject to obtain information about their data at any time is guaranteed.
  • Principle of Security and Confidentiality: Data will be managed with the technical and human measures necessary to ensure record security and guarantee information confidentiality.

 

 

  1. DATA PROCESSING AND PURPOSES

Fundación Sin Etiquetas collects, stores, uses, and circulates personal data of beneficiary families, individuals with Down Syndrome, volunteers, professionals, interns, donors, and partners.

The specific purposes are:

  1. For Families, Caregivers, and Beneficiaries
  • To register and enroll families in institutional programs (Welcome Program, Training for Life, First Bonds, Family and School Environment, among others).
  • To coordinate and provide psychosocial, psychopedagogical, legal, and mental health support.
  • To send invitations, reminders, and access links to activities, virtual talks, and in-person meetings.
  • To conduct socioeconomic profiling of the population for the management of agreements and subsidized or partner projects (e.g., Family Compensation Funds).
  1. For Donors and Purpose-Driven Store Customers
  • To process purchases of solidarity vouchers (condolence vouchers, occasion vouchers) and family entrepreneurship products.
  • To send donation certificates, condolence cards, or greeting cards.
  • To inform about the impact of financial support on maintaining social programs.
  1. For Volunteers, Interns, and Candidates
  • To evaluate resumes and professional profiles for volunteer, intern, or collaborator selection processes.
  • To coordinate operational, pedagogical, communications, or program support activities.
  1. PROCESSING OF SENSITIVE DATA AND DATA OF MINORS

Sensitive Data

Sensitive data refers to information affecting the Data Subject's privacy or whose improper use could lead to discrimination (for example, data related to health or medical conditions).

  • Fundación Sin Etiquetas will only request sensitive data when strictly necessary to provide comprehensive support to families.
  • Providing sensitive data is optional for the Data Subject and requires explicit authorization.

Data of Children and Adolescents:

  • The processing of personal data of minors will respect the best interests of children and adolescents, as well as their fundamental rights.
  • Authorization for processing data of minors must always be granted by their legal representatives (parents or guardians).
  1. RIGHTS OF DATA SUBJECTS

In accordance with Article 8 of Law 1581 of 2012, Data Subjects have the right to:

  • Access, update, and rectify their personal data held by Fundación Sin Etiquetas.
  • Request proof of the authorization granted for the processing of their data.
  • Revoke authorization and/or request the deletion of data when constitutional and legal principles, rights, and guarantees are not respected during processing.
  • Be informed regarding the use given to their personal data.
  • Access their personal data that has been subject to Processing free of charge.
  1. PROCEDURE FOR INQUIRIES AND CLAIMS

Data Subjects or their successors may exercise their rights to inquire, update, rectify, or delete data by sending a formal request via:

  • Email: [email protected]
  • Subject line: "Exercise of Habeas Data Rights - SIN ETIQUETAS"
Request Type Description Maximum Response Time
Inquiry Request to access personal data stored in the Foundation's databases. Ten (10) business days from the date of receipt.
Claim / Deletion or Correction Request Request submitted when the Data Subject considers that information should be corrected, updated, or deleted, or observes non-compliance. Fifteen (15) business days counting from the business day following receipt.

 

  1. POLICY AND DATABASE VALIDITY

Databases managed by Fundación Sin Etiquetas will remain valid for as long as the relationship with the family, volunteer, donor, or partner is maintained, or for the duration necessary to fulfill the described purposes and legal or administrative mandates.

This Policy takes effect upon its publication and dissemination on the institutional website.

 

Contacto

  • +57 300 651 7871
  • [email protected]
  • Diagonal 74C #32EE-30 Belén Alameda, Medellín, Colombia

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